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クラウド会計の普及が進んでいると聞くけども何をどうしたらよいかわからない人も多いはず。クラウド会計を導入するために何をしておくべきかを見ておきましょう。

今年こそクラウド会計を使いたい人の経理ポイント

クラウド会計という言葉をご存知でしょうか?

今話題のAI技術を活用して自動経理に近いものです。

使えば使うほど経理のルールを学習して、自動的に経理を行ってくれる新しい会計ソフトの技術です。

「税理士が食えなくなる」といわれるのはこのAI技術の普及によって経理が自動化されるという理由です。

使い方によっては非常に便利なクラウド会計ですが使いこなせなければ経理の効率化につながらないどころか、より経理が苦手になってしまうかもしれません。

クラウド会計を便利に使うためには下準備が必要です。

今回は今年こそクラウド会計を導入したい人が何をしなければならないかを見ておきましょう。

クラウド会計が便利なところ~進化の途中なので完璧なものではないという点に注意~

クラウド会計を使うメリットを具体的に見ておきましょう。

クラウド会計を使うメリットは大きく分けると次の2つに分かれます。

①会計ソフトの入力時間が大幅に削減

今までの経理は領収書や請求書、預金通帳の取引を1本ずつ経理担当者が会計ソフトに入力していました。

会計の知識があってもキーボード入力が遅い人であれば経理に時間がかかっていました。

さらに人間が手で入力することで次のようなミスが発生していました。

・金額の見間違いやキーボードの押し間違いによる入力ミス

・預金通帳・クレジット明細の段ずれによる入力ミス

・まとまった時間がとれないと処理が滞る

クラウド会計では、クレジット利用明細の情報やネットバンキングの情報を自動的に会計ソフトに取り込んできます。

金額の打ち間違いや預金通帳の段ずれ入力などということがないので非常に楽に会計ソフトへの金額取り込みができます。

②会計ソフトに入力する項目をある程度自動で決めてくれる

いくら自動的にクレジット明細や預金通帳の情報を会計ソフトに取り込んでも経理が完璧にできたわけではありません。

情報として数字と「とりあえずの勘定科目」というものが登録されてきます。

クラウド会計では予測で簿記のルールで使う「勘定科目」というものを当てはめてきます。

自分でみて修正する必要があれば自分で適切なものに変更することになります。

簿記の知識が少しあれば自動経理を使いこなせるということになります。

まったく会計の知識がなければ間違った勘定科目が使われていても気がつかないので注意が必要です。

ただしクラウド会計は進化している途中なので、今後より精度の高い勘定科目が自動的に入力されてくることになるでしょう。

会計処理について不安がある人は税理士さんにチェックしてもらいましょう。

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クラウド会計を導入するための下準備はコレ!

クラウド会計の特徴を押さえたところで、クラウド会計の導入をするために行うことをまとめていきましょう。

①クラウド会計を使うために事業用クレジットカードを用意する

クラウド会計で経理を究極に効率化するためにはクレジットカードによる決済を導入することが重要です。

クレジットカードのクレジット明細情報をそのまま会計ソフトの仕訳としてしょりするため、クレジットカードを使わないと経理の効率が落ちてしまいます。

最近ではレシートをスマートフォンのカメラで読み取って経理をしてくれるものも出ていますがクレジット明細の情報取得よりも効率が落ちてしまいます。

クレジットカードは複数枚を使い分けることで自動経理をわかりやすく管理できます。

家計費と事業の支払いを同じカードで行っている場合には、カード明細を基に自分で経費と経費でないものを自分で修正経理する必要が出てきます。

②クラウド会計を使い倒すためにはインターネットバンキングを導入する

クラウド会計の特徴の自動経理は電子的に取引記録を集めてきます。

預金通帳の情報を自動経理するためにはインターネットバンキングを行う必要があります。

今時点では預金通帳をATMで記帳したものを自動的にクラウド会計に取り込むというものではありません。

あくまでもインターネットバンキングの取引記録をクラウド会計とつなぐことで取り込むことになります。

インターネットバンキングは手数料がかかってしまうので複数の銀行口座を自動経理をする場合にはコストが高くなります。

③クラウド会計に連結できる請求システム・給与システムを使う

クラウド会計は会計ソフトの経理処理を自動的に行うことを目的としています。

領収書1枚や預金通帳の記帳1本を自動的に経理するということです。

これ以外にも経理すべきものがあるのです。

「請求書」と「給与」の情報です。

現時点では請求書は自社がお客様に出す請求書を自動的に経理することができます。

ただエクセルで作ったものではなく、導入しているクラウド会計と連携できる請求書作成システムを使うことが必要になります。

取引先から届いた納品書や請求書を自動的にクラウド会計に取り込むことはできませんので、請求書を見ながら自分で経理をする必要があります。

給与計算についても、クラウド会計と連携できる給与計算ソフトを活用することで自動的にクラウド会計と連携することができます。

ここでも自社でエクセルで給与計算をしている場合には、クラウド会計と直接連携できないため自分で経理処理をすることになります。

クラウド会計を効率的に使うためにはコツコツ経理することが重要

クラウド会計は会計ソフトを育てる必要があります。

AIに対して「うちの会社はこの支払いはこのように経理します」と教えることが必要になります。

同じ支払いでも会社によっては異なった経理処理が必要になることがあるからです。

例えば、お酒を購入した場合を想定してみましょう。

・個人的に飲むお酒の場合

個人事業であれば「事業主貸」という科目を使います。

法人の場合には「役員貸付金」という科目を使います。

・取引先への贈答品のお酒の場合

個人事業・法人ともに「交際費」という科目を使います。

・飲食店がお酒を仕入れた場合

個人事業・法人ともに「商品仕入」という科目を使います。

会社ごとに経費になるものと経費にならないものがあります。

クラウド会計は最近使われ始めたものですから、育てるという作業が若干必要になるのです。

自社の経理の癖を使いながら教えていくことで学習してより正確な自動経理を行っていきます。

つまり1年分をまとめて経理するということでは効率的な経理はできないということなのです。

日々の経理をコツコツ行いながらクラウド会計を育てていくことで1年後・2年後には自動経理の制度があがるのです。

インターネットバンキングは預金情報を取得できる期間が短いので最低でも1ヶ月か2ヶ月に1度の経理を行わなければクラウド会計のメリットが失われてしまいます。

まとめ

クラウド会計は初期の準備が非常に大切なツールです。

クラウド会計を導入するためにはクレジットカードの活用とインターネットバンキングを導入しましょう。

クラウド会計を日々の経理で育てることで自動経理の精度を上げていきましょう。

クラウド会計を導入したてのころは制度が低いので税理士さんに手伝ってもらいながら経理の精度を上げていきましょう。

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