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クラウド会計というと弥生会計オンライン、やよいの青色申告オンライン、やよいの白色申告オンライン、freee、MFクラウド会計など有名どころがあります。このクラウド会計を効果的にに使うためには下準備が重要なのです。

クラウド会計を実際に使ってみての下準備の必要性は?

クラウド会計は新しいタイプの会計ソフトです。

クラウド会計の代表的なものは次のものがあります。

・弥生会計オンライン

やよいの青色申告オンライン

やよいの白色申告オンライン

freee

・MFクラウド会計

今まではパソコンに会計ソフトをインストールして経理を行なっていました。

これでも手書きの時代に比べれば大きな進化でした。

経理が専門職からルーティンワークになる始まりだったのかもしれません。

コンピューター会計の幕開けです。

コンピューターは大きく分けるとwindows用とマックの2種類に分かれます。

会計ソフトはこのOSによって使えるもの・使えないものがでてしまいました。

使いやすい会計ソフトがあるのにOSが違うから使えないということが起きていました。

OS縛りがあったので会計事務所が勧める会計ソフトを入れるためにわざわざパソコンまで購入しなければならないということも起きていました。

そのOSによる縛りを解放してくれる会計ソフトが「クラウド会計」です。

クラウド会計はweb上で使う会計ソフトなのでOSによる影響がない会計ソフトなのです。

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クラウド会計のメリットはOSだけではない

クラウド会計はwindowsパソコンでしか使えなかった会計ソフトとことなりマックも使うことができます。

これだけでも十分大きなメリットでしたが、クラウド会計は経理が苦手な方でも経理を効率的に行えるようになっています。

・勘定科目アシスト機能

・自動学習機能

・インターネットバンキング連携機能

・クレジット明細連動機能

・スキャンレシート連携機能

・勘定科目アシスト機能

クラウド会計に取り込んだネットバンキングやクレジット明細の情報をもとに「推測」される会計科目を提案してくれる機能です。

例えば、預金で取引先から入金があった場合には「売上高」や「売掛金」という一般的にあり得そうな勘定科目を提案してくれます。

問題がなければそのまま登録することで学習していきます。

訂正が必要な場合には、自分で訂正することで学習していきます。

・自動学習機能

一度学習させた取引内容を学習し、次回以後の経理処理を自動的に推測してくれる機能です。

正しい経理を教えれば教えていくほど自動経理としての精度が高まってきます。

ただし、自動的に正しい経理をしていると思っていると間違っている経理があった時に見落としやすいという問題もあります。

しっかりと税理士さんに毎月チェックしてもらうことで経理の修正を行っていきましょう。

・インターネットバンキング連携機能

預金の入出金が多い会社は普通預金の経理処理だけで時間がかかってしまいます。

さらに金額の入力間違いなどが起こりやすい普通預金情報を自動的に取り込んで経理してくれる便利機能です。

・クレジット明細連動機能

クレジットカードは様々な取引がまとまっているものです。

そのため経理をする場合に、しっかりと考えて経理をする必要が出てきます。

クラウド会計を使った場合には、クレジット明細を自動取り込みする際に学習させていくことで効率的に経理をすることができます。

・スキャンレシート連携機能

クラウド会計によってはレシートなどをスマホなどで撮影することで自動的に経理処理ができるものがあります。

ついにここまで来たかと思うほどですが、レシートの取引先情報から経理処理を提案してくれます。

問題がなければそのまま登録することで、次回以後同じ取引先の経理処理を学習して自動経理してくれるようになります。

クラウド会計を効果的に行うための下準備とは

クラウド会計の便利機能を使い倒すためには下準備が重要です。

一般的な会計ソフトの場合には、自分で経理をしていくので下準備というものがそれほどありません。

クレジット明細が送られてきたり、預金通帳をATMで記帳したりと昔ながらの準備で十分です。

ところが、クラウド会計は様々なオンラインサービスとの連携で力を発揮する会計ソフトなのです。

つまりアナログな資料しか使っていない会社にとってはクラウド会計のメリットはほとんどないといえます。

今までの会計ソフトに比べるとクセがあるので、アナログ資料だけの会社の場合既存の会計ソフトのほうが経理効率が良い可能性があります。

クラウド会計の効果を上手に受けるためには、下準備が大切なのです。

①オンライン明細の出るクレジットカードを契約する

クラウド会計はオンラインとの連携が重要です。

クレジットカードの場合、web明細を見られるものがほとんどなのですがごく稀にweb明細が出ないものがあるので注意しましょう。

クラウド会計の種類によってはオンライン明細があっても連携ができないものがある可能性があるので、事前にホームページなどで確認しておくことも重要です。

②インターネットバンキングを活用する

クラウド会計ではインターネットバンキングとの連携で預金明細を会計ソフトに取り込みます。

インターネットバンキングを使っていない場合、預金の部分を自分でクラウド会計に入力する必要が出てきます。

これではクラウド会計の便利さ半減です。

インターネットバンキングを活用することでATM明細をなくすといった心配もなく、クラウド会計との連携もできるので一石二鳥です。

③クラウド会計に取り組んでいる税理士さんをビジネスパートナーにする

クラウド会計は新しい会計ソフトです。

これは税理士さんの業界にも激震が走った新しい会計ソフトです。

あまりにも新しく、しかも進化の早い会計ソフトですので対応している税理士さんとクラウド会計に対応していない税理士さんがいます。

クラウド会計に理解をして積極的に取り組んでいる税理士さんをビジネスパートナーにすることで効率的にクラウド会計が活用できます。

まとめ

クラウド会計はインターネットと連携することで効果を発揮する便利会計ソフトです。

クラウド会計を効率的に使う場合には、クレジットカードとインターネットバンキングを導入して連携していきましょう。

クレジットカードについてはweb明細に対応しているものを選びましょう。

クラウド会計は新しい会計ソフトなので対応している税理士さんにビジネスパートナーになってもらいましょう。

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