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経理を改善して日ごろ忙しい経営者や経理担当者の時間を作りましょう。経理担当者にかかる時間とコストをしっかりと管理することで経営の効率化とコスト削減していきましょう。

やらないことを決めて経理のカイゼン

本来は経営者は経理をするべきではありません。

会社の成長のために、経理に時間をかけることは経営上マイナスが大きくなってしまうからです。

しかし、会社を設立してすぐの期間で事務員さんの雇用ができていない時期は社長が経理をせざるを得ません。

事務員さんを雇用した後でも、事務を効率化しないことで事務員さんの残業代がかさんでしまいます。

つまり、経理のカイゼンをしなければ次のリスクがあります。

・経営成長が阻害されることで、会社の成長が落ちる

・事務員さんの残業代がかさみ、潜在的未払い残業リスクが膨らむ

今回は、経理の改善のためにやらないことを決めていきましょう。

書類

請求書を作るシーンは限られている

そもそも、どんな取引に請求書が出るのかを考えましょう

・日常生活でスーパーのレジに並んでものを買うとき

・美容室で髪をカットしたとき

・本屋さんで本を買うとき

日常生活で、買い物をしたときや美容室に行っただけで請求書をもらうことはありません。

すべての取引で請求書と領収書をもらっていたのでは、財布がパンパンになってしまいます。

もしも、100円ショップが売手も請求書と領収書を毎回出していたのでは大変です。

私たちが、日常生活を送るうえで請求書をもらうシーンは基本的にはビジネス的なつながりのときです。

請求書を発行する場面は、「B(Buisiness) to B(Buisiness)」の取引です。

つまり、売手と買い手の両方が事業者という取引です。

先ほどの例は、売り手が「B(Buisiness)」で買い手は一般消費者「C(Consumer)」に該当します。

もう一つの取引形態は、「c(Consumer) to c(Consumer)」です。これは、消費者と消費者間の取引です。

「C to C」の取引は、自分のマイカーを知人に売るというようなイメージです。

友人相手に請求書を出してというほうが稀かもしれません。

請求書が作られる取引形態

・請求書をあまり作らないパターン「B to C」・「C to C」

・請求書を作るパターン 「B to B]

※ 請求書を作る理由は、請求書を出さなければ入金にならないためです。

 「B to B」の場合には、ツケで取引をすることから請求書を作成して、入金をしてもらうことになります。

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その都度の請求書を作ることをやめる

 ~原則月1回 請求書はまとめて発行~

請求書を発行するのは、主にBtoBの取引です。

一部例外なものは、建設業などで一般住宅工事などをした場合です。

この場合は、「BtoC」ですが、請求書を発行しなければ入金してもらえないので請求書を出します。

請求書を作らなければ入金にならないとはいえ、取引の都度請求書を作っていたのでは時間がかかりすぎます。

事務作業は件数が少なくても、時間がとられます。

時間だけではなく、経営的な発想を作る時間も、人脈の開拓の時間も細切れになってしまいます。

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・効率的な請求書の発行のポイント

請求書を効率的に作るためには、納品書などがなければ集計できません。

そこで、納品書と請求書が連動するように請求書を作ることができる環境を整えましょう。

件数が多くなければ、納品書を手書きでまとめておいても大丈夫です。

STEP1

① エクセルによる請求書・納品書作成フォームを作る

② 弥生販売などの販売管理ソフトを導入する

③ 納品書を手書きでまとめておく

STEP2

納品書を取引先ごとにまとめて請求書を作成する

・販売管理ソフトを使用している場合には、締日の期日を設定して自動作成できます。

※ 取引先の締め・支払いのタイミングが自社の請求書の発送のタイミングと会わない場合には、請求書作成タイミングを検討しなおします。

例えば、

・相手先の締めが20日締め・翌月末払い

・自社請求書締め30日締め

これでは、入金までに時間がかかりすぎてしまいます。

取引先の締めのサイトに合わせて請求書を作る必要があることもあります。

その都度の旅費精算ををやめる

旅費精算も月1回にまとめて精算

旅費を使った節税については「旅費日当を使って上手な節税」をご覧ください。

特に出張が多い会社にとっては、ちょくちょく旅費がでてきます。

例えば、

建設業などで地方現場が多くなると旅費の精算の本数が増えてしまいます。

1現場が3日であちこちの現場を移動していくとかなりの旅費を清算しなければなりません。

・従業員が5人

・3日に1現場移動

・1週間当たりの旅費精算 3日×5名=15日分

・1か月あたりの旅費精算 15回×4週間=60日分

・1現場分ずつ精算するとしても、4週間×2回(1週間の同じ現場数)×5名=40回分

上記の例では、毎回1か所の出張が終わるたびに旅費を清算していた場合、毎週2回5名分の経費精算をしなければなりません。

これでは、旅費精算のために週に2回も銀行に行ってお金をおろして手渡ししたり、銀行から振込をしたりすることになります。

経理としては旅費の精算だけで1週間当たり数時間を無駄にしてしまいます。

経理の人の人件費もばかになりません。旅費精算の頻度が高ければ高いほど、旅費精算のために経理コストがかかっていることになります。

旅費精算を原則として月1回にまとめることで経理を効率化しましょう。

まとめ

経理に関しては、次々と的確に処理していくことが良いことのように思われます。

しかし、実際には「まとめて処理」しても経営上問題のないものもあります。

まとめて処理することでコストを節約して、集中した経理ができることにつながります。

社内ルールを改善することで、「やらないことを決める」経理で効率的な経理を行いましょう。

経費精算の方法や経理体制の構築は、経理・税務のプロの税理士事務所に相談してみてはいかがでしょうか?

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