小規模な会社が成長過程で起きる業務管理問題【サイボウズで解決】

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個人事業主でも会社設立で法人を作った方も会社が成長する段階で組織ができてきます。小さな会社でも人が2人になれば管理が必要になります。組織が大きくなる前に社内の管理体制を作っておきましょう。

小規模な会社が成長過程で起きる業務管理問題【サイボウズで解決】

個人事業主を開業した場合に自分一人の「一人社長」として事業を始める方もいらっしゃいます。

会社設立をして株式会社や合同会社を作っても「一人社長」という方もいらっしゃいます。

一人社長で始めたビジネスも順調に成長し始めると人が増えてきます。

正社員が入社するだけではなく、パートタイマーやアルバイトなど短時間労働者を雇用する機会も増えています。

人材管理は正社員だからアルバイト・パートだからということは関係なく「人数が増えると管理する人が増える」のです。

会社としては小さくても管理すべきものを管理しないでいると大きな損失になるのです。

人材を有効に活用して収益を上げることは会社を成長させる上では重要なことです。

最低賃金が上がり、社会保険の加入義務が厳しくなる中では人を雇用することが難しくなってきます。

少人数で効率的に仕事をこなしていかなければ会社は赤字になってしまうのです。

今回は小規模な会社が成長していく過程で起こりやすい業務管理について考えてみましょう。

成長期に業務管理が必要になるのはなぜか?

個人事業主として起業したり会社設立をして株式会社や合同会社を作った経営者は最初から従業員を雇用しないケースがあります。

例えば税理士さんでも最初は職員なしで先生一人というケースもあるのです。

開業当初はコストを抑える必要があるので社長の一人起業ということも珍しくありません。

事業は開業してから3年以内に廃業する率が高いと言われますが、生き残っている個人事業主や法人は黒字に向かって収益を上げていきます。

事業が好調になってくるので開業3年程度は倍々ゲームで売上が上がったりもします。

気がつくと忙しくなっていて、一人で達成できる売上のてっぺんがみえてきます。

固定費は一定にしつつ収益性を上げるためには、人を雇用する必要が出ます。

あっという間にパート・アルバイト・正社員と人数が増えていきます。

【人が増えてからルールを作ると社長のストレスは大きくなることをご存じでしょうか?】

人が増えれば増えるほど意見が増えていきます。

社長がトップダウンでルールを作れるうちにしっかりと作っておかなければ従業員に振り回されることになります。

社内の人事・ルールが社長の思う形にできなければ、労力が営業などの収益獲得ではなく内向きにロスが生じます。

優秀な人材が入ってよりよい形ができるまでは、社長のトップダウンでよいのです。

社長のトップダウンを会社運営にいかすためにグループウエアを使うと効果的です。

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成長する中小企業に必要な業務管理とは

会社が成長する中では次の点が重要になります。

①新規売上創造管理

②既存業務管理

③社内リスク管理

④労働時間管理

⑤業務手順管理

①新規売上創造管理

成長する会社になるためには「売上を上げること」が重要になります。

需要を創造することでしか新たな売上を作ることができません。

個人事業主や会社設立後まもない経営者だけの頃は「社長=営業マン」です。

新規売上を上げていく際には従業員を雇用して、複数人で営業をおこなっていくことになります。

営業方針や新規見込み案件の管理などをエクセルでおこなっていたのでは社外から管理できません。

サイボウズOfficeなどのグループウエアを活用することで社外にいる営業マンの業務管理も効率的におこなえます。

②既存業務管理

会社内での業務管理に様々なエクセルを作っていることがあります。

エクセルで管理しているものも、人数が増えてくると社内ネットワーク上で複数の人が同じようなエクセルを作ってしまったりします。

結局どれが最新のものかわからなかったり、パソコンが苦手な人の場合にはネットワークから自分のパソコンに保存してしまいます。

これでは既存業務の管理も難しくなってしまいます。

サイボウズOfficeなどを使うことでグループウエア上にエクセルファイルを保存することができます。

③社内リスク管理

社内リスクは人が増えるほど増えていきます。

面接段階ではよい人でも採用してみると「思った人ではなかった」ということも起こってきます。

ビジネスはチーム戦です。

社内の人材をどのように活用していくかで社内リスクが大きく変わってきます。

適材適所をおこなって社内リスクを管理するためには、サイボウズOfficeなどのグループウエアを使って業務ルールを決めておきましょう。

④労働時間管理

未払残業問題など労働問題が社会的にも大きな問題となっています。

経営者にとって頭の痛い問題です。

この労働時間管理と労働強化の両方を管理するために、サイボウズOfficeなどのグループウエアを活用できます。

グループウエアにはタイムカード機能や工数管理が入っています。

工数管理は「その業務にかかった時間管理」ができます。

タイムカードは労働時間を管理できます。

この二つを組み合わせることで効率的に働いているのか生産性の悪い働き方なのかもチェックできます。

生産性が悪いのに残業をしている場合には仕事の与え方を変える必要も出てきます。

サイボウズOfficeには便利な機能が入っているのでおすすめです。

⑤業務手順管理

社内ルールを作っても「誰でも」「いつでも」見ることができなければなりません。

ところが社内ルールのファイルが行方不明になってしまったり、古い規約が残っていたりします。

サイボウズOfficeなどのグループウエアには社内Q&Aを作ることができます。

グループウエア上に社内ルールを展開することができるので「誰でも」「いつでも」確認できる環境を作ることができます。

便利な中小企業向けグループウエア【サイボウズOffice10】

たくさんのグループウエアの中でも「サイボウズOffice10」がおすすめです。

サイボウズOffice10にはスタンダードコースとプレミアムコースがあります。

様々なアプリを使うことができるプレミアムコースがおすすめです。

面白いのは「弁護士事務所パック」「社労士事務所パック」「障がい福祉パック」「製造業パック」など特定の業種の人が業務管理しやすいパッケージアプリなども用意されています。

税理士さんにとってうれしいものは「確定申告進行管理」というアプリもあります。

保険営業マン向けには「生保/損保進捗管理」というアプリもあります。

飲食店に役立つアプリなど様々な業種の方が使って楽しいものが用意されています。

ビジネスに直結するものだけではなく「おすすめレストラン」や「サンクスカード」など社内コミュニケーションに役立つものもあります。

・サイボウズOffice10スタンダードコース:500円/月(1ユーザー)

・サイボウズOffice10プレミアムコース:800円/月(1ユーザー)

中小企業で自社独自システムを作ることは難しいですが、低価格で便利な機能がたくさん使えるのでおすすめです。

まとめ

個人事業主でも会社設立後まもない法人経営者も業務管理は最初からおこないましょう。

人が増えることで管理が複雑になるので、最初からグループウエアを導入してルールを作ることをおすすめします。

ばらばらに作られたルールを修正するには時間もコストもストレスもかかります。

低価格で高品質なグループウエアとしてサイボウズOffice10プレミアムコースがおすすめです。

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