開業した人は知っておきたい資料整理の基本とは【領収書の保存方法は?】

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個人事業主として開業届を題した人や会社設立をして開業届を出した人は「領収書や請求書の整理方法」の正解が分からない人も多いともます。きれいにすればするほどよいのですが、時間もコストもかかってきます。時短経理ができる方法と許される資料整理方法を考えていきましょう。

開業した人は知っておきたい資料整理の基本とは【領収書の保存方法は?】

個人事業を開業したときに「誰に頼めばよいか」が分からない人もいます。

開業したときに「どこの役所」に開業届を出せばよいのかが分からない人もいます。

せっかく開業しても「税理士さん」に頼めばよかったことを知らないことで損をしたり、開業届などをどこに出せばよいかが分からずに損をしている人も多いのです。

手続き面で損をするだけではなく、領収書や請求書などの資料整理の方法を知らないために「膨大な時間」を使ってしまって損をし続けている人も多いのです。

実際に税務調査の局面では領収書の保存方法で指導を受ける場合や「青色申告について」トラブルになる可能性もあります。

領収書の保存について勉強しておくことで会社規模が大きくなる場合の経理の効率化も役立つので初期から知っておきましょう。

(「領収書の保存方法とは?」の目次)

1.領収書などをなくすとどうなるのか?

2.領収書をもらえなかった場合はどうすべきか?

3.領収書などの保存方法で差があるのか?

4.おすすめの領収書などの保存方法は何か?

5.飲食店・理美容店など現金商売は税理士さんが用意してくれる日記帳が効果的

6.まとめ

1.領収書などをなくすとどうなるのか?

まず最初に領収書を保存しなければならない理由を知っておきたいところです。

領収書は個人事業主や株式会社・合同会社などの法人が経理をする根拠資料として保存が要求されているものです。

国税庁ホームページでは次のように記載しています。

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければならいません。

(注1)「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

(注2)平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。

また、平成27年度及び平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されます。

「確定申告が終わったら領収書を捨ててしまった」という方もいますが、これは非常に危険です。

税務調査が入る場合には、会計処理をした帳簿と領収書・請求書をチェックすることになっているからです。

過去の判例や裁決を見ても、経費はあるが領収書がない場合には納税者に不利な判決になっています。

本来の立証責任は国税側にあるのですが、次の理由から納税者側に提出を求めています。

①経費に関するものは納税者側に有利もの

②領収書などは税務署側が調査するよりも納税者側のほうが容易に用意・保管できるもの

領収書などをなくすと税務調査の際に税務署から「経費として認められない」という主張を受ける場合があります。

資料があまりにもない場合には「適当に帳簿をつけただけ」という印象を与えてしまうことで、税務調査で厳しい結果になることがあり得ます。

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2.領収書をもらえなかった場合はどうすべきか?

領収書がもらえないときも出てきます。

例えば、次のような場合には領収書がないということもあり得ます。

①自動販売機や券売機で買った

②割勘(ワリカン)で払ったため領収書がない

③お祝い・お見舞いなどでりょうしゅうしょがでなかった

領収書がなければ経費処理ができないとおもってしまいます。

そうすることで第2の問題が起きてしまいます。

会社の現金が合わないという問題です。

株式会社・合同会社・一般社団法人などの法人の場合、会社の現金をしっかりと管理する必要があります。

現金が実際の金額とずれているとその差額は社長の賞与や社長への貸付として考えられることが多いためです。

お金を管理すべき人の責任で処理をするということになります。

結局お金が合わないと社長はもらってもいない給料に対して税金と社会保険料を負担することになってしまいます。

こうならないために、領収書がもらえなかった場合や紛失してしまった場合にはしっかりと「記録」を残しましょう。

よくあるパターンが出勤伝票に「○月○日 △△商店 ××代」+「金額」を記入して領収書の代わりにします。

これ以外には税理士さんから分けてもらう用品で「支払い証明書」というものがあります。

これは出金伝票と違い、領収書がもらえないときのための専門の用紙です。

記録に必要な項目を記載する蘭がわかりやすく作られているので、しっかりと必要事項を網羅することができます。

一番最悪なのは「何もしない」ということです。

3.領収書などの保存方法で差があるのか?

領収書の保存方法で差が出るのは「税務調査での印象」と「作業効率」の2つがあります。

①税務調査での印象の差

次のような場合には税務調査での印象は悪くなります。

・領収書をレジ袋や封筒にただ入れているだけ

・資料があちこちに散乱していてまとまっていない

このような事態になってくると調査官も「指導」として指摘したい項目がたくさん出てきます。

領収書が紛失している場合であれば、経費否認を検討する根拠にもなります。

青色申告をしている場合であれば帳簿書類の保存を理由に「青色申告の取り消し」を主張する根拠にもなります。

しっかりとスクラップブックに貼りつけをしたり、日記帳という税理士さんが販売している会計用品にまとめている場合には帳簿状況でのトラブルは少なくなります。

②作業効率による差

領収書の保存方法には大きな差があります。

1枚1枚をスクラップブックに貼るほうが時間がかかります。

1週間や1か月分の領収書を封筒に入れているだけのほうが手間がかかりません。

しかし、税務調査での心証という意味においては手間がかかっても領収書の整理と保存はしっかりとしておいた方がよいでしょう。

(税理士さんに経理と整理をお願いする方がオトク)

個人事業主の方や株式会社や合同会社などの法人でも経理専門の人がいない場合には、税理士さんに経理代行(記帳代行)を頼んだ方が安心です。

資料整理に自信がない場合や時間がない場合には税理士さんにお願いしましょう。

専門の事務員さんを雇用するよりも低料金で資料整理も行ってくれます。

4.おすすめの領収書などの保存方法は何か?

領収書や請求書などを保存するおすすめの方法をご紹介します。

(領収書の保存方法)

①スクラップブックに日付の古いものから順番に「下から上に向かって」貼りつける

②紙は重複して領収書が見えなくならない程度に「ずらしながら」貼る

③月が替わったらページを替えて貼る

(請求書の保存方法)

請求書の保存方法には2通り考えられます。

①会社ごとにまとめる

②月ごとにまとめる

毎月しっかりと経理する場合は、月ごとにまとめるほうが楽です。

ただし、決算時にまとめて経理する場合には会社ごとにまとめたほうがチェックが行いやすくなります。

5.飲食店・理美容店など現金商売は税理士さんが用意してくれる日記帳が効果的

飲食店・理美容室・整体・マッサージ業などの現金商売の場合には現金管理がしっかりしているかがポイントになります。

スクラップブックに領収書を貼っているだけでは、現金管理ができません。

そこで、税理士さんが扱っている「日記帳」というものが便利です。

この日記帳にはその日の「売上」「支払い」「現金残高」などを記録することができます。

現金の入出金をすべて記載することができる上に、領収書などを貼る部分まで用意されています。

1日1ページを使うことができるタイプですので、現金管理と資料整理が同時にできる優れものです。

6.まとめ

個人事業主でも法人経営者でも領収書は非常に大切です。

なくしてしまった領収書×税率だけ「税金を損している」ということになります。

領収書をただ補完するだけではなく、しっかりと整理しておくことが税務調査でも有効になります。

日ごろから領収書を保管しておくことを忘れないようにしましょう。

経理や資料整理が難しい場合には、今すぐ税理士さんに相談しておきましょう。

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