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効率的に経理ができれば残業が減っていくことにつながります。社会保険料の上昇なども考えると効率的経理で人件費を圧縮していきたいものです。未払材業トラブルを考えても知っておきたい効率的な決算のススメです。

残業を減らす！効率的な決算作業のススメ【未払残業リスクは危険】

決算作業は法人だけのものでしょうか？

いえ、実は個人事業主も決算作業はあります。

確定申告で不動産所得や事業所得をまとめる作業も決算作業です。

法人は、個人事業の確定申告のように日本全国同時に起きるわけではありません。

法人は定款で自分の決算時期を定めています。

自社の定款で定めた事業年度に合わせて決算を行い、税務申告をしていくことになります。

何度も決算をしてきている法人や個人事業の方も、効率的な決算ができないか再度見直してみましょう。

決算時期に残業が増えていないか？

決算作業は、特別な作業が必要になります。

会社にとって年に一度の一大イベントです。

会社の経理担当者は決算時期に特別な経理をしていく必要が出てきます。

特別な処理のために、決算時期に残業が多くなってしまうのでしょうか？

決算は難しいから決算時期に残業時間が増えてしまうのでしょうか？

よく見ていくと決算で時間がかかる原因は決算時期だけに原因があるわけではないのです。

しかも、3月決算法人の場合決算作業を行う時期は3月・4月・5月です。

社会保険の算定基礎の期間の4月・5月・6月の期間と重複する期間もあります。

この時期に残業代がかさんでしまうことで、会社はさらに社会保険の負担が大きくなってしまいます。

決算時期だけではなく、毎月の月次処理の実態を確認しましょう

決算時期に、1年分の処理を見直すため決算時期に残業代がかさんでしまいます。

決算時の経理関係を見直すだけでは、決算業務の効率化を図ることは困難です。

特に、経営者から見ると経理がやっている仕事はよくわからないブラックボックス化されていることが多いのです。

経理が忙しそうにしているから、一生懸命やっているに違いないと思っていると効率化ができていないこともあります。

決算作業は、毎月の経理の積み重ねという点に注目して、経理の毎月の月次処理を確認しましょう。

経理の仕事のチェックのポイント

☑　経理が毎月どのような資料と帳簿をチェックしているか

☑　数字がずれている場合、原因追及の方法はどのようにしているか

☑　提示された資料の信ぴょう性はあるか

経理の改善項目を検討する

会社によっては、経理が複数人で行われている場合があります。

会社の規模によっては、複数の店舗や事業所ごとに経理をしているケースもあります。

経理を行う個所が増えていくほど、経理体制が複雑になってしまいます。

決算作業は、会社全体の経理の集合体になることから決算作業で時間がかかる原因を突き止めていく必要があります。

例えば、

納品書の作成から請求書の作成・入力処理までを改善することで売上の確定が早くなる

担当者が手書きで納品書を作っていたりする場合には、販売管理ソフトを導入することで担当者ベースで納品書・請求書・在庫の管理が簡略化されます。

領収書の提出期限を定める

当たり前に思えるかもしれませんが、会社経理が遅くなる原因に領収書の精算の期限を定めていないことがあります。

古い領収書を持ってきて、精算を依頼されるようになると経理は毎月の処理がきちんと完了しません。

結局後から追加で出てくるだろうから、後回しの仕事をたくさん抱える原因になります。

特に、経営者が自分で建て替えた経費関係をルールを無視して遅れて提出している場合には、無秩序が出来上がるので注意しましょう。

領収書の精算期限を過ぎたら、自腹という厳しいルールを設けるくらいに厳しいルールを設けましょう。

さもなければ、会社の現金がどれくらいあるのか、どれくらい後から経費が出るのかもわかりません。

経理担当者の業務の完了しない原因を調べる

経理担当者が複数いる場合には、ある経理担当者の仕事が別の経理担当者の仕事に影響していることがあります。

Ａさんが終わらないと、Ｂさんの資料がそろわないというケースです。

このように、経理の流れと資料の流れを確認することでどの人の経理を改善する必要があるかを確認していきます。

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定期的に経理体制の見直しを行う

いきなり全てを改善することは不可能です。

一気に経理体制をひっくり返していくと、会社全体がギスギスします。

原因は突き止める必要はあるのですが、計画的に経理を改善していく必要があります。

定期的に経理体制を見直すことで、経理の改善の進捗を確認していくことで経理の改善を繰り返していきます。

税理士事務所に経理の改善項目の検討を依頼する

会社の経理については、各会社で工夫をしています。

税理士事務所では、複数の会社の経理をみることにより、よりよい経理を知っている可能性があります。

会社の経理上の悩みや、問題点を第三者の視点から客観的に判断してもらうこともできます。

経理改善について、社内で話をさせるよりも、税理士からの指導で改善が決まったということにより会社内のギスギスする問題を緩和することができます。

まとめ

決算時期に残業が多くなることで、社会保険料が多くなる可能性があるので注意しましょう。

決算処理の効率化は、決算時期だけではできません。

月次の経理処理の見直しをすることで、決算時期の決算処理時間を短縮していきましょう。

経理の改善については、税理士事務所から指導してもらうことにより、経理同士でのトラブルを起こさないようにしましょう。

決算作業の効率化については、税理士事務所に一度相談してみてはいかがでしょうか？

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