経理の効率化が会社の生命線なワケ

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顧問税理士がいる場合には、経理の仕方を教えてもらえます。自分流で悩むよりも、早く簡単に経理の仕方が効率的に組み立てることができます。実際に、経理が効率化された効果というものは目に見えないものなのです。今回は、経理の効率化がどれくらい大切なものかを見ていきましょう。

経理の効率化が会社の生命線なワケ

1. 初めての開業・初めての経理

会社員時代に、経理や総務の仕事をしていれば経理に関する仕事に抵抗はないと思います。

起業する人の中で、経理でしたという方や総務でしたという方は珍しいかもしれません。

経理・総務の人が経営者にならない理由

経理部や総務部の仕事は、領収書の整理やお給料の計算・銀行での振込作業などが仕事になります。

そう考えていくと、総務や経理の方が勤務経験を生かして独立するには、事務代行会社になってしまいます。

事務をお仕事にしてお金をいただく仕事は、税理士事務所や社労士事務所の仕事になります。

これを本業にしようと思うと、国家資格の税理士や社会保険労務士の資格が必要になります。

一般的に、法人設立をしたり、個人事業で開業される方は次の方が多くなります。

・営業系の方

・建設業の職人の方

・飲食店の調理の方 など

いずれも、自分の才能をお金に変えられるチカラのある方々です。

営業の方・職人の方・調理師の方は、勤務時代に帳簿をつける機会があまりありません。

会社の旅費精算などが事務との接点になっています。

では、旅費精算を思い出してみましょう。

会社にもよりますが、一般的な2つのパターンを見ていきます。

パターン1 前払い制度

・ 出張の前に概算のお金を渡される

・ 出張後に移動経路・かかった経費を精算書にまとめて差額を精算

(不足の場合は、お金をもらい・余った場合には返金)

パターン2 立替制度

・ 出張時に自分のお金で経費を払う

・ 出張後に旅費精算書に移動経路・かかった経費をまとめて経理からお金をもらう

このように、経費の精算の仕方も1種類ではなく複数の種類が考えられます。

経理に関して、ルールを作っておかなければこういった取引も誰が何を管理すべきかわからなくなります。

出張に行った人も、だれからお金をもらうのか、だれに領収書を渡せばいいのかわからなくなります。

ここで、気にしていただきたいのが経理は誰にお金をもらっているのかがわからないですね。

会社を経営する側になると、経理にお金を渡すこともしなければいけません。

立替金を精算するお金を運転資金に組み込んでおく必要があるのです。

中小企業では、こういった資金繰りを考えるのも経営者の仕事になってしまいます。

Piggybank and hammer, 3D rendering isolated on white background

2. 経理のルールを作っていないことで資金繰り悪化

会社の活動の中で、お金にかかわらないものはありますか?

個人事業でも、法人でも、はたまた慈善事業であろうとも活動するためにはお金が動きます。

経理は、お金が動く活動に対して常に動いていきます。

あくまでも、お金が動いたら経理が動くわけではありません。

「お金が動く活動」に対して経理が動くのです。

① お金が動いた活動の例

・ 商品を現金で売り上げた

・ 現金で商品や消耗品を買った

・ お給料を払った

・ 入金になった

・ 旅費を支払った

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② お金が動く活動の例

お金が動く活動には、当然上記①の「お金が動いた活動」も含まれます。

お金が動いていないけども「お金が動く活動」は次の例があります。

・ お給料が発生した(月末締めで来月支払予定)

・ 商品を仕入れた(請求書が来ただけ)

・ 商品をクレジットで売った(お金は未入金)

・ 商品をツケで売った(請求書を作成した)

・ 車を購入した(ローンの支払いはまだ始まっていない)

この①と②の両方が経理には関係があります。

勤務時代の旅費精算などは、お金が動いた時だけ経理している①の部分になります。

個人事業主でも法人でも、自分で経理をしなければならないときは両方を経理処理していかなければなりません。

忙しくなると、慣れていないことは忘れます。

経理をルール化していれば、防げる資金繰り悪化もあるのです。

経理をルール化していないことで起きやすい失敗事例をご紹介します。

開業当初は、ぽつぽつと注文が入る程度で、毎月の家賃の支払いがやっとでした。

社長の人柄がよいため、数か月したころに、知人やお客様が新しい取引先を紹介してくれるようになってきました。

既存のお客様は注文の発注量が増えてきました。

新しいお客様が増えることで、お客様の情報を登録する時間が無くなってきます。

既存のお客様の注文量が増え、新規のお客様からの注文も入り急激に注文が増えてしまい社長は大忙しです。

商品を仕入れて、取引先に一生懸命配達していました。

気が付くと、机の上が山になって資料の整理も追い付かなくなりました。

カレンダーを見ると月末の締めをしていないことに気が付きました。

取引先の締めは末日締めのよく月月末払いです。

しかも、納品書がぐちゃぐちゃになっていて、どこに何を納品したのかわかりません。

仕入れ伝票と手帳を基に、どこに何の商品を納めたのか付合せをしないとどうしようもなくなってしまいました。

請求書を期日までに出さないことで入金が1か月遅れるということもあり得えます。

・ 支払は今月末支払い

・ 請求書を出し忘れて、入金は翌々月

2か月もお金が入ってきません。

それなのに、この2か月間に経費の支払いが来ます。

簡単に会社の資金繰りが悪化して、最悪の場合倒産します。

Piggy bank and is stacked coins

3. 経理を効率化していれば防げる資金繰り悪化!

先ほどの事例は大げさに見えるかもしれません。

しかし、決して大袈裟なことではありません。

経理の効率が悪くて資金繰りが悪くなる理由には次のものがあります。

・ 請求漏れ

・ 回収漏れ

・ 与信管理の悪化

・ 回収不能取引先の増加

・ 取引先の増加による支払いの増加

経理の効率が悪いまま会社が忙しくなると、経理のミスというレベルを超えてしまいます。

まさに、会社の存続や成長に影響します。

起業を検討する場合には、最初から経理をきっちりすることで将来的に成長に大きな差が出ます!

まとめ

起業する場合に、経理について経験豊富なスタッフがいなければ外部の力を借りましょう。

経理は直接お金を生みませんが、会社のお金を守る大切な部門です。

会社の成長を遅らせないようにするためには経理のプロの税理士事務所に相談してみてはいかがでしょうか?

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