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領収書は個人事業主や法人の経営者にとって非常に重要なものです。領収書をなくしてしまうと大変なことになってしまうからです。性格別のおすすめな領収書の保存方法を見ていきましょう。

性格別「領収書」のおすすめ保存方法とは?

個人事業主でも法人の経営者でも日々の経理のもとは「領収書」です。

経費がなければ利益が大きくなります。

一生懸命売上を上げて会社を大きくするために使ってきたお金の証が「領収書」なのです。

この大切な領収書をしっかりと管理することは簡単なように思えても難しいのです。

毎日レシートや領収書は出てきます。

しかも、事業のものとプライベートなものが混ざったり、同じ日に事業の買い物と家庭の買い物をしたりします。

財布の中はレシートや領収書がたくさんたまってしまってパンパンになってしまう人もいます。

そもそも領収書の保存がなぜい必要なのかもわからないまま領収書に振り回されるようになってしまいます。

領収書や請求書などの資料整理が得意な人と領収書・レシートの整理・保存が苦手な人がいるのでタイプ別のおすすめ方法を見ていきましょう。

領収書がないとどんなことになるの?

領収書やレシートがない場合、個人事業と法人ではデメリットの範囲が異なります。

領収書やレシートがないことでデメリットの範囲を見ていきましょう。

1:個人事業が領収書をなくすとどうなるのか?:税金だけではなく国保まで値上がりしてしまう

個人事業主が経費の領収書をなくすと納税額だけではなく、国民健康保険まで上がってしまいます。

利益=収入ー(経費←これが領収書をなくすと少なくなる

個人事業主が確定申告をするときに利益が大きければ税金が高くなります。

利益は収入から経費を引いた残りのことをいいますので、経費の領収書がなければ「利益」が大きくなってしまいます。

領収書には経費ではない領収書もあります。

例えば、10万円以上のパソコンを購入したり、自動車や金額の大きな固定資産を購入した場合には減価償却資産を購入したことになります。

減価償却資産は購入したときに全額を経費で落とすわけではありませんが、減価償却費として毎年一定額を経費化していきます。

減価償却の対象資産を購入したときの領収書がなければ、減価償却費の元の代金を現金で支払った記録が無くなってしまうので、将来的な経費の領収書がないということになります。

2:法人が領収書をなくすとどうなるのか?:法人だけではなく社長の税金も社会保険も上がる

法人税の仕組みも、原則として、利益があれば税金が高くなる仕組みになっています。

経費の領収書がなければ、会社の利益は大きくなってしまうので法人税などが高くなります。

これは先ほどの「利益=収入-経費」という算式から納得できる話です。

しかし、法人の場合には個人の場合にプラスしてデメリットが出てきます。

個人よりも増えるデメリット(法人は踏んだり蹴ったり)

個人事業の場合、極端な言い方をすれば税金さえ払えば事業用の現金がどうなっていても税金計算上関係ありません。

所得税は利益に対して課税される性質があるからです。

財産が多いから税金が高くなるのではなく、利益が多ければ税金が高い仕組みだからです。

法人税も利益が高ければ税金が多くなる仕組みなのに、個人事業よりも領収書をなくすデメリットは大きいのです。

その仕組みは次の通りです。

①個人事業主の場合、「個人事業主=自分」なので、「自分のお金=会社のお金」が成り立つ

②法人の場合、法人は別人格なので「社長≠会社」なので「社長のお金≠会社のお金」になる

③領収書がない=会社の現金が帳簿上多く残っていることになる(実際には使っていて減っているのに)

つまり、法人の場合は領収書がないということは、会社の現金が原因不明で減っているということになります。

会社のお金が減っていても仕方ないと思ってしまうかもしれませんが、家族経営などの法人の場合実質的には社長=会社になってしまっています。

会社のお金を自由に使えたのは社長という構造になってしまいます。

領収書がなければ「盗まれた」のか「社長が勝手に使った」のかわかりません。

盗まれた場合などは警察への被害届など「盗まれた事実の証明」が重要になります。

一般的には、実際の会社の現金が帳簿と比べて減っている場合「社長への賞与」または「社長への貸付」ということになってしまいます。

しっかりと税理士さんが入っている場合であれば「役員貸付金」としてきちんと管理をしてくれますが、自分で経理している場合には現金の残高なんて増えても放置している会社もあります。

この場合、税務調査に入られるとすぐに次のような流れになってきます。

税務署の調査官:「会社の事業用の現金を教えてください。こんなに数百万円もありますか?」となります。

社長も悪意がないので

社長:「ウチにそんなにお金があったら苦労しないよ~」

税務署の調査官:「会社の現金の管理はどなたがされているのですか?」

社長:「ウチは一人で切り盛りしているから私しかいないよ。忙しくてなかなか大変なんだ~」

税務署の調査官:「社長一人で全部管理しているのは大変ですね」

社長:「そうなんだ、いつも忙しくてなかなか帳簿の整理もできなくて」

税務署の調査官:「ただ、会社の現金が帳簿上数百万円あるのですが実際にないということになると問題があります。」

社長:「!?」

税務署の調査官「社長しか現金管理をされていないのであれば、会社の現金が減る理由は社長が個人的に使ったものなどで現金が減っている処理が漏れてしまっているのではないですか?」

社長:「そんなはずはない」

税務署の調査官:「では最近の領収書などはどのように管理していますか?」

社長は慌てて財布やカバンからレシートを出す。

税務署の調査官:「事業用の財布を分けていることもないようですし、今のレシートに事業と関係ないものも入っているので現金管理ができていないですね」

税務署の調査官:「実際に見たところ事業用の現金から生活費の支払いもされているので、現金の合わない分は社長が使ってしまったということになりますね」

こうなってしまっては、社長のボーナス(役員賞与)として課税されてしまいます。

社長へのボーナス(役員賞与)は法人税の計算上、原則として経費になりません。

しかし、しっかりと社長の所得税・住民税は取られます。

さらに会社も社長自身も社会保険料の負担まで出てきます。

タイプ別領収書整理補法のススメ

領収書がないということが個人事業にとっても法人にとっても大きな問題になることがわかりました。

このようなトラブルになる前にしっかりと領収書整理の方法を覚えておきましょう。

1:決まったことができるコツコツ派

毎日コツコツと経理のできる環境がある方は、次の方法が向いています。

①税理士事務所に頼まない場合:スクラップブックかノートで日付ごとに領収書を張り付けておく

②税理士事務所に頼む場合:現金出納帳(日記帳)という専用の会計用品を使ってしっかりと管理する

税理士事務所に依頼していない場合には、専門の会計用品が手に入りません。

そのため市販のものを使ってしっかりと管理していきましょう。

領収書を毎日ノートやスクラップブックに保存することで時系列で領収書を整理できます。

毎日の領収書を張り付けて、その日の「入金額」・「支出額」・「現金残高」を記載しておきましょう。

税理士事務所に依頼している場合には、しっかりとした会計用品がありますのでそのノートに領収書を貼って、現金管理もそこに記入しておくと安心です。

業種などにもよりますが、税理士さんに頼まないで自分で経理をする場合には領収書を貼る前に会計ソフトに入力しておく方が簡単に経理ができます。

2:まとめてから整理派

まとめてから整理といっても1年に1度ということではありません。

1週間から1か月に1度くらいの頻度で整理する人のことです。

この場合には、一定期間の領収書やレシートを封筒などに入れておきます。

まとめて経理する際に日付ごとに並び替えて、スクラップブックやノートに日付ごとに張り付けていきます。

会計ソフトでの入力も領収書を貼りながら行っていきます。

3:確定申告や決算時期に慌てて整理派

おすすめはできない状態ですが、領収書をなくすわけにはいきません。

最低限領収書を保存しておくことが重要になります。

1か月ごとに封筒に領収書を入れて保管しておきましょう。

封筒に入れる前に1週間ごとをクリップ留してから封筒に入れておくと後の整理が楽です。

領収書が多くて1つの封筒に入らない場合は封筒が複数になっても構いません。

慌てて会計ソフトに入力する場合には、確定申告期限や法人決算までの時間にもよりますがプロに頼んだ方が安全な可能性があります。

まとめ

領収書がなくなってしまうと、個人事業でも法人でも不利益以外ありません。

領収書整理の習慣はなかなか身につかないことからコツコツ処理できるようにしていきましょう。

経理が遅れてしまうと多額の納税が出てしまったり、銀行融資を受けたいときに書類が作れないということになります。

どうしてもコツコツを整理するのが苦手という場合には、すぐにプロの税理士さんに依頼しておくことが経営上一番効果的です。

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