税務調査で大きなトラブルになる領収書管理

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税務調査があると過去の領収書やレシートをチェックされていきます。領収書さえあれば経費として認められるはずと思っていたら大きなトラブルになってしまうので注意が必要です。

税務調査で大きなトラブルになる領収書管理

飲食店などでレジで待っていると家族での食事でも「領収書ください」と話していることがあります。

プライベートな飲み会でも領収書を欲しがる人がいたりしませんか?

なんでもかんでも領収書やレシートを集める癖がある人は要注意です。

「領収書やレシートさえあれば税務調査は通る」と思っていたら大間違いです。

しっかりと領収書管理をしていかなければ会社の資金繰りにも大きな影響が出てしまいます。

領収書があれば何でも経費になるは間違い

領収書さえあれば「経費で落とせる」と考えてしまうこと自体間違いではなかったのです。

会社で勤務しているときは領収書がなければ経費精算がしてもらえなかったはずです。

会社の経理では支払いがあったことを従業員が証明していなければ精算してくれなかったからです。

(勤務時代の経理の目線)

・支払いがあったかどうか

・支払いが会社負担の経費になるかどうか

領収書がなければ「そもそも話にならない」ということが会社員時代でした。

その癖もあって領収書さえあれば経費で落とせるとなってしまいやすいのです。

ここで会社員時代の領収書の役目をもう一度見てみましょう。

「支払いがあったかどうか」と「支払いが会社負担の経費になるかどうか」の2つの側面で領収書が重要だったのです。

自分が経営者になったときにも「会社負担の経費になるかどうか」の目線は重要なままなはずなのです。

間違ってしまうのは支払いがあれば経費で落とせると思ってしまうことなのです。

領収書がなければ経費にならないは間違い

領収書があれば何でも経費になると思ってしまうことは間違いとお話ししました。

逆に、領収書がなければ経費にならないかというとそうではありません。

領収書がなくても経費で落ちるものはいくつもあります。

・自動販売機などで料金を支払った場合

・お祝い

・お見舞い

・割り勘で領収書がもらえなかった

・領収書を紛失してしまった など

領収書がなくても、「領収書がない理由」「支払日」「支払金額」「支払いの相手先」を記録しておくことで経費で落とすことができます。

実際の税務調査での領収書の位置づけ

税務調査の側面では領収書はしっかりとチェックされます。

しかし、領収書があっても本当に支出があったかどうかも調べられていきます。

領収書がない場合には、支払があったかどうかを詳しく調べられますが事実であれば問題ありません。

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税務調査でチェックされる領収書のポイント~税務署はしっかり見ている~

①遠隔地の領収書

②金額の大きな領収書

③プライベートな支出に近い領収書

④業種になじまない領収書

⑤印紙を貼らない手書きのギリギリの領収書

①遠隔地の領収書

建設業の場合などの場合、遠隔地の外注費にチェックが入ることがあります。

遠隔地の領収書や取引先を見つけると「わざわざここまで来るだろうか?架空の経費ではないか?」とチェックが入ります。

特別な理由がないのに遠くから依頼するはずがないという目線で違和感を感じるようです。

②金額の大きな領収書

金額の大きな支払いはその経費性を否認することができれば税務調査の中で大きなポイントになります。

金額が大きな支払いがあるということは、それに対応する仕事があるはずという観点からもチェックが入ります。

③プライベートな支出に近い領収書

主に飲食代・贈答品・ゴルフが多い項目です。

飲食代が多い場合には、「すべての生活費を交際費で落としているのではないか?」と疑われてしまいます。

ゴルフについてはゴルフが好きで趣味を経費で処理しているのではないかと疑われてしまいがちです。

贈答品については商品券などの贈答品の渡し先を明確にしていなければ経費性自体が否認されてしまうリスクがあります。

④業種になじまない領収書

これはグレーな経費といわれるものです。

グレーといってもやましいものではありません。

会社の認識では経費として考えていても、税務署側は経費ではないと考えやすいものです。

例えば、飲食店であればTVやプロジェクターがあっても違和感がありませんが、個人タクシーの経費にこれがあると違和感が出てきます。

個人タクシーの仕事場は主にタクシーそのもので、大型TVをどこに使うのだろうとなってしまいます。

応接室や従業員の福利厚生の場合であればあり得るかもしれませんが、自分一人で事業をおこなっているのであれば趣味的な支出ととらえられやすくなります。

しかし、きちんとした合理性があるのであれば税務署にきちんと説明していく必要があります。

⑤印紙を貼らない手書きのギリギリの領収書

手書きの領収書が多い場合には当然チェック対象になります。

この場合にはしっかりと筆跡もチェックします。

社長の手帳や社長・事務員さんの手書きの資料と領収書の筆跡をチェックします。

さらに収入印紙を貼る必要のないぎりぎりの領収書を中心にチェックすることで自分で手書きした領収書が摘発される可能性は上がります。

まとめ

・領収書があれば何でも経費で落とせると思わないことが重要

・経費として落とせるものは「事業に関係のあるもの」ということを忘れずに

・事業に関係ある部分とプライベートなものが混在しているときは「事業に関係する割合」をしっかりと記録しておくこと

・品代など内容のわからないものはメモを記録しておくことでトラブルを避けましょう。

・領収書がもらえなかった場合でもあきらめずにしっかりと記録を取っておきましょう。

日ごろから領収書の管理について税理士さんに相談しておきましょう。

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